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Warum sollte ich ein Outlook Backup anlegen?

Ihren Arbeitsalltag organisieren Sie in Outlook. Hier pflegen Sie Ihre Kontakte im Adressbuch, können Termine einsehen und kommunizieren Sie mit Ihren Ansprechpartnern und Kunden. Entsprechend wichtig sind die Daten und dürfen nicht verloren gehen.

Nun müssen Sie Outlook neu installieren – entweder weil die Anwendung hakt oder Sie einen neuen PC bekommen. Oder möchten Sie einfach einem Datenverlust durch einen “PC Crash” vorbeugen? In beiden Fällen hilft es Ihnen zu wissen, wie Sie Ihre Outlook Daten auf einer externen Festplatte sichern und wiederherstellen können.

.pst versus .ost Dateien

Outlook Daten werden auf zwei verschiedene Arten verwaltet. Zum einen gibt es POP3 Mailkonten. Hier werden die Originaldaten vom Server heruntergeladen und lokal als .pst Datei gespeichert. Die Dateiendung steht für “Personal Storage”. Diese Dateien lassen sich nur mit einem Outlook Account lesen und nutzen.
Zum Anderen gibt es IMAP Konten (auch Outlook 365). Hier werden die Daten lokal als .ost Datei gespeichert und können auch offline genutzt werden. Die Originale bleiben auf dem Server.
Seit Outlook 2013 sind für Zwischenspeicherungen .ost Dateien der Standard, Outlook-Backups werden aber im .pst Datei vorgenommen.

Wo werden Outlook Dateien gespeichert?

Alle Ihre Daten von Outlook – seien es Mails, Kontakte oder der Kalender – können in einer Datei gespeichert werden. Bei dieser handelt es sich um die .pst Datei. Mittels dieser “Datendatei” können Daten importiert und exportiert werden.
Im Klartext heißt das, dass Mails, Kontakte oder der Kalender von Ihrer installierten Anwendung exportiert – also daraus abgespeichert – und in eine andere bzw. neue Anwendung importiert – wiederhergestellt – werden können bzw. für den Ernstfall ein Backup gemacht werden kann.

Outlook Daten sichern – Daten mit .pst Datei exportieren

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  1. Klicken Sie in Outlook oben auf den Tab “Datei”.
  2. Wählen Sie hier nun “Öffnen und Exportieren” aus und klicken Sie auf “Importieren / Exportieren”.
  3. Im Import- / Export-Assistenten wählen Sie die passende Aktion aus: “In Datei exportieren”.
  4. Bestätigen Sie mit “Weiter”.
  5. Im nächsten Schritt geben Sie an in welchem Dateityp Sie die Daten sichern möchten. Hier wählen Sie die “Outlook-Datendatei (.pst)” aus.
  6. Bestätigen Sie abermals mit “Weiter”.
  7. Im nächsten Schritt wählen Sie die Ordner bzw. die Anwendungen aus, deren Daten Sie sichern möchten. Das kann beispielsweise der Kalender, die Kontakte oder der Posteingang sein.
  8. Bestätigen Sie mit “Weiter”.
  9. Anschließend müssen Sie festlegen, wo das Backup gespeichert werden soll. Wir empfehlen Ihnen ein externes Speichermedium. Unter “Durchsuchen” können Sie das angeschlossene Medium auswählen. Klicken Sie im gleichen Schritt auf “Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen”, wenn Sie das Backup stets am gleichen Ort speichern und keine älteren Versionen behalten möchten.
  10. Bestätigen Sie mit “Fertigstellen”.
  11. Das Backup wird an dem von Ihnen festgelegten Speicherort abgelegt.

Komplettes Outlook sichern

Möchten Sie das komplette Outlook sichern, möchten Sie wahrscheinlich, sowohl Ihre Mails, als auch Ihre Kontakte, den Kalender, Journal etc. sichern. In der o.g. Anleitung – Schritt 7 – müssen Sie nur einen kleinen Schritt berücksichtigen.
Sind Sie dabei die “Outlook-Datendatei” zu exportieren, müssen Sie bei der Auswahl der Ordner den Haken bei “Unterordner einbeziehen” setzen. Bestätigen Sie anschließend mit “Weiter”.

Das richtige Speichermedium – Festplatte, USB Stick etc.

Das Outlook Backup können Sie auf dem Speichermedium Ihrer Wahl sichern. Empfehlenswert ist es jedoch, dieses auf ein externes Speichermedium – externe Festplatte oder USB-Stick – zu speichern, da, wenn Ihr PC ausfallen sollte, Ihnen ein Backup auf der lokalen Festplatte nicht weiterhelfen würde.

Outlook Daten wiederherstellen: Datensicherung einspielen bzw. Backup importieren

  1. Klicken Sie auch hier in Outlook oben auf den Tab “Datei”.
  2. Wählen Sie “Öffnen und Exportieren” aus und klicken Sie auf “Importieren / Exportieren”.
  3. Klicken Sie auf “Aus anderen Programmen oder Dateien importieren”.
  4. Bestätigen Sie mit “Weiter”.
  5. Legen Sie den Dateityp “Outlook-Datendatei .pst” fest.
  6. Bestätigen Sie abermals mit “Weiter”.
  7. Wählen Sie über “Durchsuchen” die von Ihnen zuvor erstellte .pst Backup-Datei aus.
  8. Legen Sie im gleichen Schritt die Option “Duplikate durch importierte Elemente ersetzen” fest, wenn Sie doppelte Dateien umgehen möchten.
  9. Bestätigen Sie mit “Weiter”.
  10. Im letzten Schritt legen Sie “Elemente in denselben Ordner importieren in:” als Option fest. Im darunterliegenden Dropdownmenü sollte Ihr Microsoft 365 Postfach ausgewählt sein.
  11. Wollen Sie nicht in Ihr 365 Postfach importieren, sollten Sie auf die andere Option “Elemente in den aktuellen Ordner importieren” klicken.
  12. Schließen Sie den Vorgang mit “Fertigstellen” ab.

Alternative: Einzelne Outlook Mails .msg speichern

Alternativ zu dem o.g. Speichervorgang können Sie auch einzelne Mails als Datei speichern:

  1. Klicken Sie auf die gewünschte Nachricht, um die Mail zu markieren.
  2. Klicken Sie dann oben auf den Tab “Datei” und anschließend auf “Speichern unter”.
  3. Wählen Sie den Speicherort – bestenfalls ein externes Medium – aus.
  4. Legen Sie außerdem Dateiname und Dateityp fest.
  5. Schließen Sie den Vorgang mit “Speichern” ab.

Eine andere Möglichkeit ist, die gewünschte Mail als PDF abzuspeichern:

  1. Klicken Sie auch hier zunächst auf die gewünschte Nachricht, um die Mail zu markieren.
  2. Klicken Sie wiederum oben auf den Tab “Datei”.
  3. Anschließend wählen Sie “Drucken” aus.
  4. Im sich öffnenden Fenster wählen Sie den “PDF-Drucker” aus und bestätigen den Vorgang.
  5. Abschließend legen Sie fest, wo Sie das PDF ablegen möchten.
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